-
Dalam administrasi surat menyurat salah satu hal yang rutin adalah adanya surat masuk yang kemudian akan disediakan kepada pimpinan, yang nantinya akan didisposisikan kepada staf dibawahnya. Dalam proses ini, staf front office akan meregister surat masuk, kemudian mencetak form disposisi dan menyediakan ke pimpinan untuk kemudian di disposisikan kepada staf pelaksana. Kegiatan ini akan terhambat jika pada saat surat masuk, pimpinan tidak berada ditempat sehingga menunggu kedatangan pimpinan baru disposisi dapat dilanjutkan. Sama halnya dengan proses penandatanganan surat atau dokumen yang jika menggunakan prosedur manual, harus ada pimpinan. Selain itu, pencarian dokumen surat dapat memakan waktu relatif lebih lama dikarenakan dilakukan secara satu persatu pada masing-masing dokumen.
Untuk mengatasi hal tersebut, maka dibuatlah sebuah aplikasi dengan fitur-fitur yang dapat memudahkan dalam kegiatan administrasi surat menyurat. Diantaranya fitur disposisi dimana surat masuk dapat langsung diterima oleh pimpinan untuk kemudian dilakukan disposisi tanpa harus mencetak surat atau form disposisi, yang kemudian dapat diterima oleh staf pelaksana dimanapun berada namun tetap terkoneksi dengan jaringan internet. Selain itu juga fitur Tanda Tangan Elektronik (TTE) dimana fitur ini memudahkan dalam proses penandatanganan dokumen dimanapun dan kapanpun. Dokumen yang telah ditandatangani adalah Sah karena telah dilakukan sertifikasi oleh Balai Sertifikasi Nasional. Surat yang telah diregister dalam aplikasi Sistem Kantor Awan (SIKAWAN) baik surat masuk ataupun surat keluar, tersimpan dalam database di server sehingga ketika dibutuhkan kembali akan lebih cepat dalam proses pencarian.
Aplikasi Sistem Kantor Awan (SIKAWAN) adalah sebuah aplikasi berbasis web dan juga android dimana merupakan pengembangan dari aplikasi pencatatan surat menyurat berbasis web. Aplikasi sikawan ini didesain lebih kompleks dan menyesuaikan dengan kebutuhan dari administrasi surat menyurat. Pengembangan aplikasi ke versi android, memungkinkan pengguna untuk dapat memanfaatkan fitur-fitur dalam aplikasi, dimanapun dan kapanpun dengan koneksi internet. Aplikasi ini akan terus dikembangkan untuk menyesuaikan dengan kebutuhan yang senantiasa terus berubah, baik pengembangan fitur maupun penyempurnaan aplikasi. Dan tidak menutup kemungkinan dilakukan pengembangan dalam versio IoS.